Mitä ottaa huomioon järjestelmän valinnassa?


Taloushallinnon järjestelmän valinta on monelle yritykselle usein haastava projekti, joka voi viedä jopa useita kuukausia.

Oli kyseessä sitten vasta aloittava yritys, tai jo vuosia toiminut suurempi pk-yritys, on järjestelmän valinnassa osattava huomioida monia eri asioita samaan aikaan. Talouden ohjelmistopalvelut pyrkii tarjoamaan parhaan mahdolliset tuen yrityksille tämän haasteen ratkomisessa.


Taloushallinnon ohjelmistoa valittaessa erityisen tärkeää on huomioida ainakin seuraavat osa-alueet:


o Ohjelmiston käytettävyys ja ulkoasu

> Onko ohjelmistoa helppo käyttää, onko sen ulkoasu selkeä ja helposti sisäistettävissä yrityksen eri käyttäjien toimesta


o Ohjelmiston ominaisuudet

> Taloushallinnon perusrutiinit hoituvat lähtökohtaisesti kaikilla nykyaikaisilla taloushallinnon ohjelmistoilla. Monipuoliset ominaisuudet esim. varastonhallinnan, henkilöstön kulu- ja matkalaskujen sekä raportoinnin osalta nousevat olennaiseen rooliin riippuen yrityksen tarpeista


o Ohjelmiston hinnoittelu

> Ohjelmistojen hinnoittelut eroavat vielä tänä päivänä erittäin paljon toisistaan. Hinnoittelussa on erityisen tärkeää huomioida nykyinen tilanne, mutta tarvittaessa myös toiminnan kasvun/supistumisen vaikutus hinnoitteluun on hyvä ymmärtää jo hankintavaiheessa, jotta tämä ei aiheuta kalliita yllätyksiä myöhemmässä vaiheessa


o Ohjelmiston tuki

> Tilitoimiston kanssa yhteistä järjestelmää hankittaessa monesti tilitoimisto tarjoaa tuen myös järjestelmän käyttöön. Lisäksi käyttöä tukemaan on helposti hankittavissa erilaisia koulutuspaketteja ohjelmistotoimittajilta. Näistä on hyvä varmistua jo hankintavaiheessa, jotta ohjelmisto saadaan täysimääräisesti käyttöön koko organisaatiossa


o Laajennettavuus

> Yrityksen toiminta vaatii monesti taloushallinnon ohjelmistojen lisäksi myös muita ohjelmistoja, kuten esimerkiksi varastonhallintaan, toiminnanohjaukseen tai henkilöstön työajanseurantaan liittyviä ohjelmistoja. Näissä tapauksissa on todella hyödyllistä, mikäli taloushallinnon ohjelmistojen ja muiden käytettyjen ohjelmistojen välille on mahdollista kytkeä rajapintoja. Tällöin tiedonsiirto eri ohjelmien välillä muuttuu manuaalisesta prosessista automaattiseksi prosessiksi. Monissa tapauksissa tämä tehostaa työntekoa sekä tilitoimistossa, että myös yrityksen henkilöstön keskuudessa, ja säästynyt aika voidaan käyttää tuottavampaan työhön.


Kun tilitoimisto valitsee itselleen toimivaa taloushallinnon järjestelmää, monesti tavoitteena on löytää järjestelmä, joka on yhteiskäyttöinen tilitoimiston ja asiakkaan välillä. Tänä päivänä sähköinen järjestelmä on jo perusvaatimus, mutta toisaalta vaihtoehtojakin löytyy erittäin laajasti. Tilitoimiston näkökulmasta olennaista on yllä eriteltyjen toiminnallisuuksien lisäksi luonnollisesti myös muut taloudelliset kannustimet tilitoimistolle kyseisen ohjelmiston käytöstä. Talouden ohjelmistopalveluiden kanssa yhteistyötä tehtäessä tilitoimisto voi varmistua, että valittava ohjelmisto on kilpailukykyinen myös palkitsevuudeltaan tilitoimiston suuntaan.