Tämä on syväkatsaus taloushallinnon ohjelmistoihin -artikkelisarjamme ensimmäinen osa.
Aluksi tutustumme yleisellä tasolla sähköiseen taloushallintoon ja sen hyötyihin,
ja myöhemmin otamme tarkasteluun yksittäisiä ohjelmistoja.
Sähköisen taloushallinnon tavoitteena on yhdistää ja automatisoida kirjanpidon eri työvaiheita ja tuottaa samalla tarpeellista kirjanpitoaineistoa yritykselle. Manuaalisen työn määrä vähenee, perusprosessit tehostuvat ja tarpeellista dataa kertyy. Taloushallinnon sähköistämisestä hyötyvät kaikki - niin tilitoimisto kuin yritysasiakaskin.
"Perusprosessien sähköistyessä ja kirjanpitoon kuluvan manuaalisen työn määrän vähentyessä säästöä kertyy sekä ajassa että kustannuksissa."
Miksi valita sähköinen taloushallinto?
Sähköinen taloushallinto tarkoittaa sitä, että taloushallinnon tehtävät hoidetaan manuaalisen työn sijaan sähköisten ohjelmien avulla. Näin esimerkiksi laskutus, ostolaskujen vastaanotto, laskujen kierrätys, hyväksyntä ja maksatus, kirjanpito ja vaikkapa viranomaisilmoitusten lähettämien hoituvat sähköisesti.
Perusprosessien sähköistyessä ja kirjanpitoon kuluvan manuaalisen työn määrän vähentyessä säästöä kertyy sekä ajassa että kustannuksissa. Tämä vaikuttaa suuresti työntekijöiden arkeen ja työnkuvaan. Kun prosessit automatisoituvat, aikaa jää enemmän arvoa tuottaville tehtäville.
Taloushallinnosta tulee sähköistymisen myötä reaaliaikaista, paperitonta sekä ajasta ja paikasta riippumatonta. Tämä ei pelkästään nopeuta prosessia, vaan mahdollistaa myös laadukkaamman ja kokonaisvaltaisemman tiedonkäytön. Yrityksen on mahdollista kerätä nopeasti valmista, tarkkaa ja hyvin tarpeellista tietoa liiketoiminnasta yritysjohdon tarpeita varten.
Kaikki yritykselle koituvat hyödyt maksimoituvat, kun taloushallinto hoidetaan alusta loppuun sähköisesti.
Suomessa kirjanpitovelvollisuudesta on säädetty kirjanpitolaissa, ja sen mukaan kaikki liike- tai ammattitoimintaa harjoittavat ovat kirjanpitovelvollisia. Taloushallinnon hoitaminen tuo mukanaan omat vastuunsa, ja niiden laiminlyönnistä koituu seurauksia. Taloushallintoon liittyvät lakisääteiset muutokset on huomioitava myös järjestelmissä, minkä vuoksi ohjelmistotalojen on seurattava alaa tarkasti ja kehityttävä myös itse jatkuvasti. Tämä on yrityksen etu. Moderni ohjelmisto mukautuu aina tarvittaviin muutoksiin, ja näin ollen yrityksen ei tarvitse itse olla selvillä viranomaisasioinnin muutoksista.
Pilvipalveluna, paikalleen asennettuna ohjelmistona vai hybridimallina?
Toiminnallisuuksiltaan pilvipalvelut ja paikalleen asennetut ohjelmistot ovat hyvin samanlaisia. Suurin ero käyttäjän kannalta on se, käytetäänkö ohjelmistoa internetselaimella vai ohjelmistosta työkoneelta. Yrityksen kannalta suurin ero näiden vaihtoehtojen välillä on se, että paikalleen asennetuissa ohjelmistoissa tarvitaan yleensä laiteinvestointeja, kun taas pilvipalvelun käyttöön riittää pelkkä tietokone ja internetyhteys.
Paikalleen asennetussa ohjelmistossa yrityksen tulee itse huolehtia myös ohjelmiston ylläpidosta, kun taas pilvipalveluissa ohjelmistotoimittaja vastaa ohjelmiston ylläpidosta ja tukipalveluista.
Jotkut ohjelmistot pystyvät tarjoamaan myös niin sanotun hosting-palvelun, jossa yrityksen omalle palvelimelle asennettua järjestelmää voidaan käyttää internetselaimella ja jossa toimittaja huolehtii ohjelmiston päivityksistä.
Viime vuosina suosio on näyttänyt kääntyvän pilvessä toimivien ohjelmistojen puoleen niin pienissä kuin isoissakin yrityksissä.
"Hyvä ulkoistuskumppani tuo asiakkaan prosesseihin tehokkuutta yhdistämällä uusimmat järjestelmät ja asiantuntemuksen."
Sähköinen taloushallinto yhteiskäytössä tilitoimiston kanssa
Hyvä ulkoistuskumppani tuo asiakkaan prosesseihin tehokkuutta yhdistämällä uusimmat järjestelmät ja asiantuntemuksen. Kun taloushallinnon hoitaa ammattilainen, jolla on käytössään hyvin toimiva ohjelmisto, yritys saa ajantasaista tietoa liiketoimintansa nykytilanteesta ja voi käyttää tätä tietoa toimintansa kehittämiseen.
Nykyaikainen sähköisen taloushallinnon järjestelmä sisältää kaikki tilitoimiston ja asiakkaan tarvitsemat palvelut kirjanpidosta myynti- ja ostoreskontraan, palkanlaskentaan ja pankkiyhteyteen. Erillisiä ohjelmia käyttävät tilitoimistot joutuvat tekemään paljon manuaalista työtä siirrellessään tietoja ohjelmistojen välillä. Tämä vie aikaa, ja työn tehottomuudesta maksaa yleensä asiakas. Kun kaikki tarvittavat moduulit ovat järjestelmän sisällä, voidaan toimia tehokkaasti asiakkaan hyväksi.
Sähköinen taloushallinto mahdollistaa järjestelmän tehokkaan yhteiskäytön asiakkaan ja tilitoimiston välillä. Tilitoimisto pysyy perillä asiakkaansa tekemisistä ja voi näin ollen huomauttaa ajoissa esimerkiksi tärkeän tiedon puuttumisesta. Kirjaukset näkyvät välittömästi sähköisessä järjestelmässä, joten kaikki osapuolet ovat jatkuvasti saman tiedon äärellä. Kirjattua ostolaskua ei tarvitse erikseen kysyä tilitoimistolta, vaan asiakas voi kirjautua järjestelmään itse omilla tunnuksillaan ja päästä käsiksi tietoihin, aina laskun kuvaan asti. Pilvipalvelua käytettäessä tiedot eivät ole myöskään paikasta riippuvaisia, vaan niitä pääsee tarkastelemaan niin työpaikalta, reissusta kuin kotisohvaltakin.
Tilitoimisto kouluttaa asiakasta järjestelmän käytössä, ja moderni järjestelmä myös kasvaa yhdessä liiketoiminnan kanssa. Sähköisen järjestelmän päivityksiin tai muihin tietoteknisiin asioihin ei asiakkaan tarvitse kuitenkaan ottaa kantaa.
"Tilitoimistot eivät enää toimi vain talouslukujen tallentajina, vaan ne pystyvät nyt myös osoittamaan syy-seuraussuhteita sekä näyttämään, mistä luvut tulevat."
Uudenlainen arki tilitoimistoissa
Kirjanpitoprosessien automatisointityö on jo hyvässä vauhdissa tilitoimistoalalla. Tietojen automaattinen syöttö helpottaa kausivero-ilmoitusten, tiliotteiden ja tilinpäätöstietojen toimittamista. Tilitoimistot eivät enää toimi vain talouslukujen tallentajina, vaan ne pystyvät nyt myös osoittamaan syy-seuraussuhteita sekä näyttämään, mistä luvut tulevat.
Tulevaisuuden tilitoimistossa hallinnolliset palvelut muistuttavat tehdasprosessia, johon on tuotu mukaan lisäarvoa tuottavia konsultointipalveluita. Kaikki toiminnot ovat digitaalisia ja automatisoituja, ja tiedot prosessoidaan lopputuotteiksi, kuten kausiveroilmoituksiksi, tiliotteiksi ja raporteiksi. Kirjanpitäjän manuaalista työtä tarvitaan vain silloin, jos jokin menee pieleen. Ohjelmisto ilmoittaa esimerkiksi puuttuvista tiedoista hälytyksellä, jolloin kirjanpitäjä
käsittelee poikkeukset ja tekee vahvistukset manuaalisesti.
"Manuaalisesta työstä vapautuva aika voidaan käyttää liiketoiminnan kehittämiseen, neuvontaan ja asiakassuhteiden luomiseen."
Tilitoimistot voivat parantaa suorituskykyään merkittävästi automatisoimalla ja virtaviivaistamalla perusprosessejaan tähän tapaan. Kun kirjanpitäjien täytyy puuttua työnkulkuun ainoastaan saadessaan ilmoituksen poikkeustapauksista, työskentely tehostuu huomattavasti. Manuaalisesta työstä vapautuva aika voidaan käyttää liiketoiminnan kehittämiseen, neuvontaan ja asiakassuhteiden luomiseen.
Tällöin tilitoimistot pystyvät tarjoamaan asiakkailleen parempaa palvelua ja keskittymään lisäarvoa tuottaviin toimiin.
Toimintojen seurannan kautta voidaan tarkastella tehokkaasti työn laatua sekä puuttua prosesseihin, jotka kaipaavat tukea. Kun työprosessit ovat hyvin hallinnassa, on helpompi arvioida työn resursointia ja ajankäyttöä: työmäärää voidaan esimerkiksi hajauttaa ja siten välttää kausiveroilmoitusten ja vuosikertomusten aiheuttamat ruuhkat vuoden lopussa. Tällä tavalla tilitoimisto yltää parempaan suorituskykyyn ja tehokkuuteen.
Sähköinen taloushallinto siis säästää aikaa sekä kustannuksia ja tuo myös monenlaista helpotusta niin tilitoimiston kuin asiakasyrityksenkin arkeen. Prosessin tuloksena voidaan parantaa ajanhallintaa, tehostaa tekemistä ja saada vapautettua tärkeitä resursseja lisäarvon luomista varten.
Artikkelisarjan seuraavassa osassa otamme tarkemman katsauksen Netvisoriin.