Tämä on artikkelisarjamme neljäs osa. Ensimmäisessä osassa käsittelimme yleisellä tasolla taloushallinnon sähköistämistä, toisessa osassa esittelimme tarkemmin Netvisoria, kolmannessa Procountoria, ja nyt on Fennoan vuoro.
Fennoa on tuoreimpia tulokkaita taloushallinto-ohjelmistojen saralla Suomessa. Ohjelmisto on kokonaisratkaisu, eli se sisältää kaiken tarvittavan taloushallinnon hallinnointiin, nykyään myös palkanlaskennan.
Ohjelmistoon on tuotu nykytrendin mukaisesti automaatiota, joka helpottaa ja nopeuttaa niin yrityskäyttäjän kuin kirjanpitäjänkin työskentelyä. Fennoaa voi luonnehtia suoraviivaiseksi ja hyvin automatisoiduksi ohjelmistoksi. Toisaalta kaikkia mahdollisia toimintoja, kuten varastonhallintaa, ei ole Fennoassa käytettävissä.
Fennoa on saavuttanut kohtuullisen hyvin jalansijaa vahvasti kilpailluilla markkinoilla. Ohjelmiston jakelu tapahtuu tilitoimistojen kautta, eli jos Fennoan haluaa käyttöön, kannattaa siitä keskustella tilitoimiston kanssa tai pyytää Fennoalta omiin tarpeisiin soveltuvaa suositusta.
Myyntilaskutus
Myyntilaskutus Fennoassa on varsin suoraviivaista ja pitkälle automatisoitua. Laskun näkymä on melko perinteinen, mikä ei ole välttämättä huono asia. Tilapäisille asiakkaille voi lähettää laskun y-tunnuksen perusteella, mikä nopeuttaa tilapäisten asiakkaiden laskuttamista. Fennoalla on myös toistuvaislaskutustoiminto, jonka avulla säännöllisten laskujen lähetys voidaan automatisoida. Tämä on erityisen hyödyllistä vuokra- tai jäsenmaksulaskutuksessa. Fennoassa voi myös luoda lähetteitä ja tarjouksia, jotka voidaan muuttaa myyntilaskuiksi. Tämä on erittäin kätevä ominaisuus.
"Fennoasta saa suurimman hyödyn käyttämällä verkkolaskutusta, mutta on myös mahdollista lähettää laskut sähköpostitse, paperilaskuna tai tulostaa ne järjestelmästä."
Asiakastietoihin voi Fennoassa liittää asiakaskohtaisen hinnaston ja mahdollisen alennusprosentin, mikä nopeuttaa laskutusta. Muistutuslaskutuksen ja perinnän voi myös haluttaessa automatisoida, samoin kuin factoringrahoituksen. Fennoasta saa suurimman hyödyn käyttämällä verkkolaskutusta, mutta on myös mahdollista lähettää laskut sähköpostitse, paperilaskuna tai tulostaa ne järjestelmästä.
Ostolaskujen käsittely
Ostolaskujen käsittely Fennoassa eroaa hieman kilpailijoista siinä, että kaikki laskut saapuvat järjestelmään verkkolaskuina. Paperiset ja sähköpostilaskut voidaan lisämaksusta digitoida Fennoan toimesta. Tämä saattaa ihmetyttää paperiseen taloushallintoon tottunutta, mutta se tekee käsittelystä selkeää ja läpinäkyvää. Käyttäjä voi halutessaan lisätä myös ostolaskut manuaalisesti järjestelmään. Fennoassa on monipuoliset hyväksymistoiminnot. Käyttäjä voi valita yksiportaisen hyväksynnän (vain laskun hyväksyminen) tai kaksiportaisen hyväksymisen (asiantarkastus ja hyväksyntä). Fennoassa voidaan myös käyttää tarvittaessa kierrätysryhmiä.
Kaikki kotimaiset pankit ovat käytettävissä Fennoassa. Ostolaskut voidaan maksaa automaattisesti hyväksynnän jälkeen eräpäivänä. Käyttäjä voi halutessaan maksaa myös käsin halutulta pankkitililtä joko heti tai eräpäivänä.
"Fennoan palkanlaskenta on varsin suoraviivaista ja modernia. Käyttöönotto on tehty yksinkertaiseksi, ja kaikki ilmoitukset tehdään suoraan järjestelmästä."
Palkanlaskenta
Fennoan palkanlaskenta on varsin suoraviivaista ja modernia. Käyttöönotto on tehty yksinkertaiseksi, ja kaikki ilmoitukset tehdään suoraan järjestelmästä. Fennoan palkanlaskenta perustuu tilitoimiston ja asiakkaan väliseen yhteiskäyttöön. Tuntitiedot voidaan tuoda joko tiedostona tai integraation kautta. Asiakas hyväksyy palkanlaskijan laskemat palkat, josta ne siirtyvät automaattisesti maksuun. Tosite muodostuu Fennoassa automaattisesti ja palkkatietoilmoitus siirtyy tulorekisteriin.
Asiakkaalla on käytössä syöttölomake, josta palkkatiedot saadaan täytettyä ja sitä kautta vietyä palkanlaskijalle hyväksyttäväksi. Palkkatapahtumat voi haluttaessaan kohdistaa laskentakohteelle. Käytettävissä on tulorekisterin tulolajikoodistoon perustuva palkkalajikoodisto, minkä ansiosta ilmoitukset täsmäävät tulorekisteriin. Fennoassa on valmiita lisäpalkkalajeja, mutta niitä voi myös itse luoda omien tarpeiden mukaan. Yrittäjäpalkka voidaan laskea sovitusti ilman yrittäjän osallistumista palkanlaskuun Fennoan järjestelmässä.
Myös matkalaskujen teko Fennoalla on varsin vaivatonta ja modernia. Käyttöönotto on helppoa ja nopeaa: tarvitaan vain Verohallinnon varmenne ja käyttäjien lisäys. Matkalaskuille asetetaan hyväksyjä, ja sen voi tehdä joko esimies tai työntekijä. Kilometrit voi helposti laskea Googlen palvelua hyödyntäen suoraan Fennoasta. Fennoa laskee myös päivärahat automaattisesti syötettyjen tietojen perusteella.
"Fennoa mobiilissa voidaan asiatarkastaa ja hyväksyä ostolaskut sekä toimittaa kuitit kirjanpitoon."
Mobiili
Fennoa tarjoaa selainpohjaisen mobiiliratkaisun, joka toimii älypuhelimessa ja tabletissa. Sisäänkirjautumisen jälkeen voidaan laitteelle luoda pikakuvake helpottamaan kirjautumista. Fennoa mobiilissa voidaan asiatarkastaa ja hyväksyä ostolaskut sekä toimittaa kuitit kirjanpitoon. Fennoa tunnistaa rivitiedot kuitin kuvasta, tai vaihtoehtoisesti tiedot voi lisätä itse. Kuittien tiliöintiä on myös mahdollista automatisoida Fennoassa.
Aineiston toimitus ja asiakirjat
Fennoaan kuuluu ns. sisäinen sähköposti, joka on tietoturvallinen aineistontoimituskanava. Tietoturvan lisäksi sisäinen sähköposti nopeuttaa perinteisten paperisten asiakkaiden kirjanpidon tekemistä. Sisäisestä sähköpostista voi liittää aineistoa suoraan tiliotteelle ja kirjanpitoon, mikä sujuvoittaa työtä, kunhan hyvä ohjeistus, otsikointi ja kommunikaatio kirjanpitäjän ja asiakkaan välillä huomioidaan. Asiakas lähettää aineiston tavallisesta sähköpostista.
Fennoa tarjoaa lisäksi sähköisen allekirjoitusmahdollisuuden asiakirjoille. Allekirjoittaminen tapahtuu pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella. Tämä koskee niin asiakirjat-kansioihin tallennettuja tiedostoja kuin myös kirjanpidon liitteitä. Allekirjoituskutsun voi lähettää myös Fennoan ulkopuolisille käyttäjille.
"Kirjanpito on reaaliaikaista ja jaksotukset haluttaessa automaattisia. Tästä johtuen raportit ovat ajantasaisia myös kuukausittain."
Raportointi
Fennoan raportointi on hyvää perustasoa. Kirjanpito on reaaliaikaista ja jaksotukset haluttaessa automaattisia. Tästä johtuen raportit ovat ajantasaisia myös kuukausittain. Samoin Fennoassa on mahdollisuus läpiporautua tositteelle, eli raportilta näkee, mistä mikäkin luku on peräisin. Tulos on ajantasainen, mikä on johdolle elintärkeä ominaisuus. Graafinen ilme on moderni, mutta Fennoa on kuitenkin ensisijaisesti taloushallintojärjestelmä, ei varsinainen raportointityökalu. Mikäli kaipaa raportoinnin osalta parempaa suunnittelua, voi olla järkeä hyödyntää siihen tarkoitettua työkalua ja integroida se Fennoaan.
Hinnat
Fennoa ei myy lisenssiä itse, joten hintatiedot kannattaa kysyä Fennoa-tilitoimistolta.
Fennoan kehityshankkeita
Koska Fennoa on varsin tuore ohjelmisto, se kehittyy jatkuvasti. Siinä on etunsa mutta myös haittapuolensa. Etu on siinä, että Fennoa on suoraan täysin sähköinen järjestelmä eikä muunnettu sähköiseksi sopivaksi paperisen kirjanpidon aikakaudelta. Haitta on se, että se vielä kehittyy eikä näin ollen ole täydellinen. Fennoasta puuttuu kokonaan esimerkiksi varastonhallinta.
Fennoa on tuonut lisää tekoälyä järjestelmään helpottamaan tiliöintejä ja automatisoimaan prosesseja. Fennoa kutsuu automaatiota Fennoa Robotiksi. Se on ehdottomasti oikea suunta, ja nykypäivänä jopa välttämättömyys modernilta taloushallintojärjestelmältä. Robotilla on myös tapahtumaloki, josta sitä voi valvoa ja seurata, mihin prosesseihin se on puuttunut.
Fennoa tekee myös pienempiä uudistuksia jatkuvasti. Uudistusten painopiste on viime aikoina ollut palkanlaskennan tehostamisessa.
Kenelle Fennoa sopii?
Fennoa sopii pienelle tai keskisuurelle yritykselle, joka on halukas toimimaan täysin sähköisessä ympäristössä. Fennoan yrityskäyttäjältä vaaditaan halua toimia yhteistyössä tilitoimiston kanssa.
Artikkelisarjan seuraavassa ja viimeisessä osassa vertailemme keskenään Fennoaa, Netvisoria ja Procountoria.