Tämä on artikkelisarjamme toinen osa. Ensimmäisessä osassa käsittelimme yleisellä tasolla taloushallinnon sähköistämistä, ja nyt vuorossa on valikoimiemme ohjelmistojen tarkastelu. Ensimmäisenä tutustumme Netvisoriin.
Netvisor on yksi Suomen suosituimmista ja käytetyimmistä sähköisen taloushallinnon ohjelmistoista. Taloushallinnon tekemän kyselyn (joulukuu 2019) mukaan Netvisorin markkinaosuus asiakasmäärien perusteella on 15 %. Netvisor on osa Visma Solutionsia, ja taustalla on siis vahvaa toimialan tuntemusta ja osaamista. Visman portfolioon kuuluu myös muiden muassa taloushallinto-ohjelmistot Visma Fivaldi ja Visma Passeli sekä kulu- ja matkalaskuohjelmisto M2.
"Netvisor on laaja ja varsin kokonaisvaltainen taloushallintojärjestelmä – vahvasti sähköinen, automaatioon perustuva ja hyvin integroitavissa oleva."
Järjestelmä pähkinänkuoressa
Netvisor on laaja ja varsin kokonaisvaltainen taloushallintojärjestelmä – vahvasti sähköinen, automaatioon perustuva ja hyvin integroitavissa oleva. Järjestelmää pystyy muokkaamaan monipuolisesti, ja eri toiminnallisuuksia voi ottaa käyttöön tarpeen mukaan. Tästä johtuen Netvisorin käyttäjäkunta onkin laaja ja yltää aina pienistä yrityksistä keskisuuriin pörssiyhtiöihin. Netvisorin toimintatapoihin kuuluu tiivis yhteiskäyttö asiakkaan ja kirjanpitäjän välillä. Netvisor sisältää myös tiettyjä toiminnallisuuksia, joita yleensä nähdään toiminnanohjausjärjestelmissä.
Ohjelmaan kirjautuminen on hyvin tietoturvallista, ja kirjautumisvaihtoehtoja on tarjolla monipuolisesti. Käyttäjänimi ja salasana -kirjautumista ei ole käytössä ollenkaan, vaan sen sijaan sisään pääsee pankkitunnuksilla, mobiilivarmenteella tai Netvisorin omalla Netvisor ID -sovelluksella.
Netvisorin käyttöliittymä on monipuolinen ja graafinen, ja se mukautuu tehokkaasti eri käyttäjien tarpeisiin sopivaksi. Yrityspäättäjä, palkanlaskija ja kirjanpitäjä seuraavat kukin eri asioita, ja erilaiset käyttäjät voivat muokata niin etusivun kuin muutkin osiot juuri omien tarpeidensa mukaan.
"Reaaliaikainen, kaikki taloushallinnon osa-alueet läpäisevä seuranta on Netvisorin merkittävä ominaisuus."
Myyntilaskutus Netvisorissa
Yrityksen tärkeimpiä tehtäviä on saada myyntilaskut tehtyä ja lähetettyä mahdollisimman nopeasti, mihin Netvisor tarjoaa hyvät työkalut. Automatisoituna järjestelmänä se luo kirjaukset ja tositteet automaattisesti, ja tuotteiden taakse voi myös luoda oletustiliöintejä ja jaksotuksia, jolloin kirjaukset muodostuvat täysin käyttäjän tarpeen mukaan. Myyntilaskujen lähetyksen voi myös automatisoida.
Reaaliaikainen, kaikki taloushallinnon osa-alueet läpäisevä seuranta on Netvisorin merkittävä ominaisuus. Virheet tulevat näkyviin valvontanäkymään ja suoritukset kirjautuvat automaattisesti. Luvut nousevat raporteille yleensä heti, mutta viimeistään seuraavana yönä.
Ohjelmassa on sisäänrakennettu saatavien seuranta, jonka ansiosta maksamattomiin laskuihin pystytään reagoimaan tehokkaasti. Järjestelmässä voi kytkeä päälle myös saatavien perinnän tai factoring-palvelun, jolloin saatavat saadaan tehokkaasti perittyä tai myyntisaatavat voidaan rahoittaa. Näin kassan kierto nopeutuu.
Tehokas myyntilaskutus vaatii toimiakseen hyvät työkalut laskuaineiston tuottamiseen. Tähän Netvisor tarjoaa ratkaisuiksi laskuaineiston tuonnin suoraan Excelistä sekä automaation hyödyntämisen. Toistuvia palveluita voi laskuttaa automaattisesti sopimuslaskutuksen kautta, ja myös esimerkiksi ostolaskujen lähetyksen pystyy automatisoimaan.
Netvisorin toimintoihin kuuluu verkkolaskujen lähettäminen yritysasiakkaille, mutta pankkikanavan (WebServices) kautta on mahdollista lähettää verkkolaskuja myös kuluttaja-asiakkaille.
Lisäksi Netvisor tarjoaa hyödyllisenä ja aikaa säästävänä ominaisuutena toiminnon, jossa tarjouksen pohjalta luodusta myyntitilauksesta saadaan suoraan tehtyä myös myyntilasku. Asiakas siis hyväksyy ensin tarjouksen, minkä jälkeen se muutetaan myyntitilaukseksi ja -laskuksi, ilman että näitä jokaista täytyy luoda erikseen. Netvisorissa voi myös luoda keräyslistoja hyllypaikkoineen ja tehdä myyntitilauksesta ostotilaus suoraan järjestelmästä.
"Netvisor on jo pitkään kehittänyt ostolaskujen automaatiota, joka on nykyään jo perusvaatimus sähköiselle taloushallintojärjestelmälle."
Ostolaskujen käsittely Netvisorissa
Ostolaskujen käsittely on aikaa ja rahaa vievä perusrutiini yritykselle, ja erityisesti paperisten laskujen käsittely on tehotonta ja kallista. Sanna Lahti ja Tero Salminen arvioivat teoksessaan Digitaalinen taloushallinto, että manuaalisesti käsitellyn ostolaskun kustannus olisi 24,50 € ja että siihen menisi aikaa lähes 25 minuuttia. Tämä on yksi niistä haasteista, joihin sähköinen taloushallinto pyrkii tuomaan helpotuksen. Automatisoinnin avulla on mahdollista pienentää kustannuksia ja käytettyä aikaa noin kolmannekseen alkuperäisestä. Myös ostolaskun hiilijalanjälki pienenee suunnilleen samassa suhteessa.
Netvisor on jo pitkään kehittänyt ostolaskujen automaatiota, joka on nykyään jo perusvaatimus sähköiselle taloushallintojärjestelmälle. Ostoreskontran manuaalinen käyttö on edelleen mahdollista, mutta sähköiset laskut mahdollistavat manuaalisten perusrutiinien automatisoinnin ja prosessin nopeuttamisen. Toimittajatiedot saadaan luotua automaattisesti, ja kiertolistojen avulla lasku saadaan myös asiantarkastukseen automaattisesti. Netvisorissa voi luoda erilaisia kierrätyslistoja, joissa on nimetyt asiantarkastajat ja hyväksyjät. Laskut voidaan myös panna maksuun automaattisesti, kun tietyt esivalitut kriteerit täyttyvät.
Hyväksymisprosessin tehokkuus ja läpinäkyvyys ovat erityisen tärkeä osa modernia taloushallintoa, ja prosessin toimimattomuudesta johtuvat pullonkaulat aiheuttavat haasteita yrityksille. Netvisorin ostolaskujen käyttöliittymä on varsin monipuolinen ja toimiva, ja laskujen hyväksymiseen on tarjolla järjestelmässä tehtävän hyväksymisen lisäksi muitakin vaihtoehtoja. Taloushallinto-ohjelmistoihin tottumattomat käyttäjät voivat hyväksyä laskuja kätevästi ja helposti kevyemmällä kirjautumisella suoraan sähköpostista. Tämän lisäksi tarjolla on myös Visma Manager -sovellus, jolla voi asiatarkastaa, hyväksyä, tiliöidä ja maksaa ostolaskuja.
Edistyneempänä toimintona Netvisor tarjoaa myös ostotilaukset-toiminnon, joka parantaa yrityksen kontrollia. Näin yritys voi seurata, onko tilauksen ja ostolaskun välillä hinta- tai laatupoikkeamia. Tällaisen kohdistuksen voi tehdä joko automaattisesti tai manuaalisesti. Netvisor ilmoittaa myös, onko laskutettu tilaus saapunut Netvisoriin tai onko varastolle saapunut laskuttamaton tilaus.
"Netvisor tukee monia laskentaperusteita ja palkkamalleja, joten vaativampikin laskenta onnistuu."
Palkanlaskenta
Markkinoilla on hyviä puhtaasti palkanlaskentaan keskittyviä ohjelmistoja, mutta Netvisorin etu on, että siinä sekä kirjanpito että palkanlaskenta tapahtuvat automaattisesti saman järjestelmän sisällä. Tällöin palkanlaskijan, kirjanpitäjän ja asiakkaan yhteistyö on tehokasta. Materiaaleja voi toimittaa Netvisorin sisäiseen viestintäkanavaan, Netboxiin, jossa tietoturvavaatimukset on otettu hyvin huomioon, sillä käyttö vaatii vahvan tunnistautumisen.
Netvisorin palkanlaskenta edellyttää paneutumista asetuksiin, mutta kun ne ovat hallussa, palkanlaskenta on nopeaa ja tarkkaa. Netvisor tukee monia laskentaperusteita ja palkkamalleja, joten vaativampikin laskenta onnistuu.
Netvisorissa on myös sisäänrakennettu kulu- ja matkalaskutoiminto, jolla voi ilmoittaa matkalaskut, kulut, päivärahat ja kilometrikorvaukset. Nämä voidaan myös kohdistaa suoraan laskentakohteille, minkä seurauksena kannattavuusraporttien sisällöistä tulee ajantasaista ja kattavaa. Myös tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin tapahtuu Netvisorissa automaattisesti palkanlaskennan yhteydessä.
Asiakkaalle työläiden ja välillä jopa ikäviltäkin tuntuvien matka- ja kululaskujen tekemisen helpottamiseksi on olemassa mobiilisovellus, josta kulut siirtyvät suoraan hyväksyttäviksi.
Varastonhallinta
Verrattuna moneen muuhun toimijaan Netvisorin vahvuus on talouden kokonaisvaltainen hallinta, ja Netvisorissa onkin varsin edistykselliset työkalut myös fyysiseen varaston hallintaan pk-yrityksille. Varasto käsittää tuotteiden yksityiskohtaisia tietoja, kuten tuotenimet, kappalemäärät ja variaatiot, ja sijainteja ja hyllypaikkoja voi myös hallinnoida. Varasto on Netvisorissa reaaliaikainen, ja käyttäjä voi vaikkapa luoda hälytyksiä ja siten optimoida tavaroiden logistiikkaa. Varastonhallinta on skaalautuva ja hyvin integroitavissa, eli se kasvaa käyttäjän tarpeiden mukaan.
Raportointi
Lisäosa Financial Overview tarjoaa työkaluja raportointiin. Se takaa reaaliaikaisen tiedonsiirron raportoinnin ja kirjanpidon välillä, jolloin tieto on ajantasaista ja tarkkaa. Lisäosaan kuuluu graafinen näkymä, joka on muokattavissa yrityksen ja käyttäjän tarpeen mukaan. Näin päättäjällä on käytettävissään nopeasti graafiset kuvaajat tuloslaskelmasta, taseesta, kannattavuudesta, KPI-luvuista, kassavirrasta sekä laskentakohteista. Lisäksi Financial Overview:ssä on tarjolla moderneja työkaluja myös budjetointiin ja ennustamiseen.
"Integraatiokysymyksiin ei ole vain yhtä selkeää vastausta, vaan loppupeleissä kokonaisuus ratkaisee."
Integraatiot
Netvisor avasi rajapintansa ensimmäisten joukossa, ja nykyään siihen voi integroida ohjelmistorajapinnan (Application Programming Interface, API) kautta lukuisia ohjelmistoja. Eri ratkaisuvaihtoehtoja kannattaa harkita tarkkaan sen perusteella, mikä niistä palvelee liiketoimintaa parhaiten. Toimiiko esimerkiksi ohjelmiston sisäinen käsittely tarpeisiin nähden hyvin, vai onko parempi käyttää erillistä ohjelmistoa integraation kautta? Moni toimiala vaatii juuri tietyn ohjelmiston, ja silloin voi olla helpompaa käyttää integraatiota. Integraatiokysymyksiin ei ole kuitenkaan vain yhtä selkeää vastausta, vaan loppupeleissä kokonaisuus ratkaisee.
Varsinaisten valmiiden ratkaisujen lisäksi myös räätälöityjen ratkaisujen integrointi on mahdollista. Tämä ei koske pelkästään ohjelmistoja, vaan esimerkiksi myös Excel- tai Google Sheets -taulukkoja voi yhdistää Netvisoriin.
Hinnat
Netvisorin hinnoittelussa käytetään mallia, jossa valitaan palvelupaketti Basic, Core, Professional tai Premium ja päälle lisätään transaktiomaksut. Paketin hinta perustuu yrityksen liikevaihtoon ja palkansaajiin. Käyttäjämääriä ei ole Netvisorissa rajoitettu.
Yrityksen kannattaa pakettia valittaessa miettiä tarkkaan, mitä ominaisuuksia se tarvitsee. Lisäpalveluja voi aina ostaa, mutta jos niitä tietää tarvitsevansa, on usein järkevämpää valita kattavampi paketti. Kaikki palvelupaketit antavat mahdollisuuden käyttää sähköisen taloushallinnon palveluita.
Netvisorin hinnoittelu on läpinäkyvää ja hintatiedot ovat saatavilla Netvisorin verkkosivuilla.
"Netvisor on kehittänyt ohjelmiston sisäisen, sääntöihin perustuvan automaation lisäksi myös tekoälyyn perustuvaa ratkaisua."
Netvisorin kehityshankkeita
Netvisor on jo pitkään ollut sähköisen taloushallinnon kärkiohjelmistoja. Taloushallinnon isoja puheenaiheita on ollut jo pidempään robotiikka ja tekoäly, mutta toistaiseksi automaatio on tarkoittanut lähinnä ohjelmiston sisäistä ja sääntöihin perustuvaa automaatiota. Lisäksi tarjolla on ollut ohjelmistorobotiikkaan (Robotic Process Automation, RPA) perustuvia sovelluksia. Netvisor on kehittänyt ohjelmiston sisäisen, sääntöihin perustuvan automaation lisäksi myös tekoälyyn perustuvaa ratkaisua. Uudistus on merkittävä. Taloushallinnon asiantuntijoille on olemassa uusi Oma Netvisor -näkymä, josta näkee yhdellä silmäyksellä tehtäviä, joihin tulee puuttua.
Lisäksi Netvisor on luonut yhdessä kumppaninsa Accodenin kanssa tekoälyyn perustuvan palvelualustan, jonka avulla voidaan automatisoida rutiineja tehokkaasti. Alustan voi ottaa käyttöönsä halutessaan.
Integraatioiden avulla voidaan tuoda tekoälyä myös ostolaskuprosessiin, mikä mahdollistaa ostolaskujen käsittelyn nopeasti suurinakin määrinä. Kun järjestelmä oppii historiatietojen perusteella ilmoittamaan kirjanpitäjän huomiota vaativista poikkeamista, enää vain yksittäisiin poikkeamiin laskuissa tarvitsee puuttua. Merkittävimpiä ulkoisia tekoälyyn perustuvia sovelluksia ovat FabricAI, Snowfox.AI ja Finance.Rocks.
Ero ulkoisen ja sisäisen tekoälyn välillä on siinä, että ulkoiset integraatiot puuttuvat tiettyyn tehtävään tai prosessiin, kun taas järjestelmän sisäinen tekoäly pyrkii tarjoamaan tekoälyyn perustuvan alustan. Se, mikä on kunkin käyttäjän tai yrityksen kannalta paras vaihtoehto, riippuu jälleen tarpeista. Kummallakin näistä ratkaisuista on joka tapauksessa mahdollista säästää valtavasti aikaa ja saavuttaa hyviä tiliöintien tarkkuuksia.
Kenelle Netvisor sopii?
Netvisor sopii monenlaisille yrityksille koosta riippumatta. Kuitenkin sellainen yritys, joka on valmis hyödyntämään sähköisen taloushallinnon mahdollisuuksia laajasti, hyötyy Netvisorista eniten. Netvisor on ehdottomasti yksi laajimmista, skaalautuvimmista ja integroitavimmista ohjelmistoista markkinoilla. Se vetää eri toimintoja yhteen ja mahdollistaa näin kokonaisvaltaisen taloushallinnon hoitamisen helposti yhdessä järjestelmässä.
Artikkelisarjan seuraavassa osassa keskitymme Procountor-ohjelmistoon.