Tämä on artikkelisarjamme kolmas osa. Ensimmäisessä osassa käsittelimme yleisellä tasolla taloushallinnon sähköistämistä, toisessa osassa esittelimme tarkemmin Netvisoria, ja nyt tarkasteluun pääsee Procountor.
Procountor on Accountor Finago Oy:n omistama, täysin verkossa käytettävä selainpohjainen taloushallintoratkaisu. Asiakasmäärillä mitattuna Procountor on kolmen käytetyimmän ohjelmiston joukossa Visman Netvisorin ja Fivaldin lisäksi (lähde). Procountor nauttii myös kohtuullista suosiota käyttäjien keskuudessa ja on varsin tasavahva kaikilla osa-alueilla, ilman että olisi erityisen loistava millään tietyllä osa-alueella (lähde). Tasaisuutta ei pidä kuitenkaan tulkita tylsyytenä, sillä yksikin keskimääräistä huonommin toimiva osa-alue voi tehdä työskentelystä todella raskasta ja vaivalloista.
Procountor sisältää kaikki olennaiset toiminnot, joita modernilta taloushallintojärjestelmältä voidaan odottaa, eli osto- ja myyntireskontran, palkanlaskennan, matka- ja kululaskut, tilinpäätöksen sekä yksinkertaisen varastonhallinnan. Procountor tarjoaa myös mahdollisuuden hoitaa tiettyjä tehtäviä mobiilisti.
”Laskuja voi syöttää manuaalisesti samaan tapaan kuin useimmissa järjestelmissä, mutta etuna on se, että asiakkaan voi halutessaan lisätä asiakasrekisteriin ensimmäisen laskun yhteydessä, mikä vähentää manuaalista työtä.”
Myyntilaskutus
Tehokas laskutus on yrittäjälle äärimmäisen tärkeää. Olisi hyvä, että se olisi mahdollisimman automaattista ja vähän aikaa vievää. Tämä korostuu erityisesti, kun yrittäjä itse vastaa laskutuksesta. Procountor sisältää hyvät perustoiminnot laskutukseen. Laskuja voi syöttää manuaalisesti samaan tapaan kuin useimmissa järjestelmissä, mutta etuna on se, että asiakkaan voi halutessaan lisätä asiakasrekisteriin ensimmäisen laskun yhteydessä, mikä vähentää manuaalista työtä.
Procountor mahdollistaa myös joukkolaskutustoimintoa, missä voidaan lähettää samansisältöinen lasku usealle asiakkaalle samalla kerralla. Tämä toiminto sisältyy Taloushallinto-paketteihin, lukuun ottamatta Taloushallinto Kevyt -versiota, jolloin siitä peritään lisämaksu. Joukkolaskutus on siis kätevä toiminto vuokran tai jäsenmaksun laskutukseen, kun summa on vakio (lähde).
Jos taas halutaan laskuttaa useita asiakkaita automatisoidusti, tarjoaa Procountor maksullista lisäominaisuutta, sopimuslaskutusta. Tällöin voidaan laskuttaa asiakaskohtaisesti useita asiakkaita, vaikka summat ja laskutusväli olisivatkin muuttuvia. Tämä toiminto sopii hyvin esimerkiksi konsultoinnin, koulutuksen tai projektien laskutukseen (lähde).
Töitä voi myös laskuttaa erikseen Procountorissa töiden laskutus -lisäosan avulla (toiminto on lisämaksullinen edullisemmissa taloushallintopaketeissa). Lisäosan avulla tehtyjä töitä voi kirjata asiakkaan alle, ja esimerkiksi kuukauden välein muodostaa töistä yhden myyntilaskun. Tällöin suoritteet ja laskutus ovat yhdistettyinä, mikä säästää aikaa ja minimoi virheitä (lähde).
Procountor sisältää myös tiettyjä CRM-toiminnallisuuksia, kuten tarjouksen, myyntitilauksen, lähetteen ja osoitetarran. Tilauksen voi myös muuttaa myyntilaskuksi tai yhdistää useamman myyntitilauksen yhdeksi myyntilaskuksi. Tämä säästää aikaa ja vaivaa (lähde).
”Procountorin ostolaskujen tarkastus ja hyväksyntä on monipuolista ja riittävää monille toimijoille. Järjestelmän sisällä voidaan asiatarkastaa ja hyväksyä laskuja sekä myös maksattaa ne.”
Ostolaskujen käsittely
Ostolaskujen käsittely Procountorissa noudattaa samanlaista perinteistä prosessia, joka löytyy useimmista nykypäivän moderneista ratkaisuista. Järjestelmän sisäinen automaatio on selkeästi noussut myös Procountorissa tärkeäksi, mutta ei vielä edusta markkinoiden kärkeä. Ostolaskut vastaanotetaan joko verkkolaskuna, skannauspalvelun kautta tai kirjataan käsin. Procountor luonnollisesti kannustaa sähköisiin menetelmiin. Procountorin ostolaskujen tarkastus ja hyväksyntä on monipuolista ja riittävää monille toimijoille. Järjestelmän sisällä voidaan asiatarkastaa ja hyväksyä laskuja sekä myös maksattaa ne. Kiertolistoja voi asettaa niin henkilölle kuin myös tietylle toimittajalle niin sanotussa liikekumppanirekisterissä. Manuaalisesti syötetyt laskut voidaan asettaa kiertoon, kun taas verkkolaskut määritellään lähtökohtaisesti asetettavaksi automaattisesti kiertoon (lähde).
Tiliotteet noudetaan automaattisesti Procountoriin pankkivaltuutussopimuksen mukaisesti. Viitemaksut kirjautuvat myös pääsääntöisesti automaattisesti, eli maksetut ostolaskut siirtyvät maksettu tilaan ilman erillistä kohdistusta. Tarpeen vaatiessa kohdistus on myös mahdollista tehdä käsin.
”Procountor tarjoaa monipuolisen palkanlaskennan sekä järjestelmän sisällä että ulkoista järjestelmää hyödyntäen.”
Palkanlaskenta
Procountor tarjoaa monipuolisen palkanlaskennan sekä järjestelmän sisällä (Procountor palkanlaskenta) että ulkoista järjestelmää hyödyntäen (Procountor Tehopalkat). Järjestelmän sisäinen, ilman ulkoisia integraatioita toimiva palkanlaskenta on hyvä valinta, mikäli palkkoja on vähemmän laskettavana, eivätkä manuaaliset prosessit toimi prosessin pullonkaulana. Procountor palkanlaskenta ei tue automaattista TES-tulkintaa, tuntikirjauksia tai automaattista poissaolojen käsittelyä.
Procountor Tehopalkat pohjautuu ulkoiseen Accountor Finagon Mepco -järjestelmään. Tehopalkat tarjoaa pidemmälle vietyä automaatiota, jossa TES-hinnoittelu on automatisoitu, ja jossa voidaan hyödyntää monipuolisempia toimintoja, kuten KTA/KPA-laskentaa ja tehokkaampaa lomien ja poissaolojen käsittelyä. Palvelu toimii sekä paikallisesti että selaimessa. Huonona puolena on järeämpi ja kalliimpi käyttöönotto, eli se sopii lähinnä isommille tilitoimistoille tai suuremmille yrityksille.
Procountorissa on myös sisäinen matka- ja kululaskutoiminto. Laskuja voi tehdä selaimen avulla Procountorissa tai rajallisemmin Procountorin sovelluksessa Procountor Minissä.
”Varaston arvoa ja tapahtumia voidaan seurata erillisillä raporteilla varasto- ja tuoterekisteritasolla. Toimintatapa on sellainen, että osto- ja myyntituotteet yhdistetään, jolloin näiden lisäyksistä ja vähennyksistä muodostuu varsinainen varaston arvo tai varastosaldo.”
Varastonhallinta
Procountorin varastonhallinta on lisämaksullinen lisäominaisuus, joka pitää tilata erikseen. Se sopii yritykselle, jolla on tarvetta kevyempään varastonhallintaan. Toiminto on kuitenkin moderni ja hyvin automatisoitavissa. Varastokirjaukset muodostuvat automaattisesti käytettäessä myynti- tai ostolaskulla varastotuotteiksi määriteltyjä tuotteita. Varaston arvoa ja tapahtumia voidaan seurata erillisillä raporteilla varasto- ja tuoterekisteritasolla. Toimintatapa on sellainen, että osto ja myyntituotteet yhdistetään, jolloin näiden lisäyksistä ja vähennyksistä muodostuu varsinainen varaston arvo tai varastosaldo.
Valitettavasti Procountor ei tue tilannetta, jossa useammasta ostotuotteesta luodaan yksi myyntituote. Näissä tapauksissa tapahtumat joudutaan kirjaamaan manuaalisesti. Kannattaa myös huomioida, että Procountorin varastonhallinnasta ei automattisesti muodostu kirjanpidon tapahtumia, vaan kirjanpidon kirjaukset esimerkiksi vaihto-omaisuuteen tai varaston muutokseen pitää tehdä muistiotositteella. Muistiotositetta ei myöskään voida käyttää luomaan varaston tapahtumia, eli varasto ja kirjanpito ovat Procountorissa erillään. Jos varsinaiselle varastolle ei ole käyttöä, voi varastotapahtumia seurata myynnin ja ostojen raporteilla.
”Johdon raportointi tarjoaa tuloksen ja taseen kuukausivertailun graafisessa muodossa. Tuloslaskelman puolella näytetään liikevaihdon muutokset sekä pilareina myyntikate, käyttökate, liikevoitto ja tulos.”
Raportointi
Procountorin raportointi on perustasoa, mutta varsin kattavaa. Mitään BI-tyyppistä ratkaisua ei ole tarjolla sisäänrakennettuna ohjelmistoon. Johdon raportointi tarjoaa tuloksen ja taseen kuukausivertailun graafisessa muodossa. Tuloslaskelman puolella näytetään liikevaihdon muutokset sekä pilareina myyntikate, käyttökate, liikevoitto ja tulos. Tämä antaa hyvän peruskatsauksen, mutta ei mahdollista kovin tarkkaa seurantaa. Kirjanpidon raporteista löytyy myös perinteiset raportointimallit.
Myynnin raporteista voidaan myynnin kehityksen lisäksi katsoa tapahtumia asiakas- tai tuotetasolla. Palkkojen raportointi -näkymästä voidaan seurata palkkojen kehitystä palkkalajeittain, palkkatyypeittäin, henkilöittäin ja henkilöryhmittäin. Näkymässä voidaan joko seurata ajanjakson kehitystä tai tiettyä ajankohtaa.
Integraatiot
Procountorissa on kohtuullisen hyvät mahdollisuudet hyödyntää ulkopuolisia integraatioita. Tämä käsittää niin ulkoisten ohjelmistojen kuin organisaation sisäisten järjestelmien integrointia Procountoriin. Toiminto on käytössä Procountor Taloushallinto -ympäristössä (ei Procountor Tallennus -ympäristössä). Integraatiot toteutetaan Procountor API-ohjelmistorajapinnan kautta. Palvelu on kuukausimaksullinen lisäpalvelu (9,95/kk 28.7.2021). API rajapinnan tarkempi tekninen kuvaus löytyy täältä.
Ennen rajapinnan käyttöönottoa kannattaa varmistaa, löytyykö järjestelmästä valmis integraatio Procountor API:a varten. Monet ohjelmistotoimittajat rakentavat rajapinnan tarvittaessa, mutta asiaa on hyvä selvittää etukäteen. Täältä löytyy informaatiota rajapinnoista.
Hinnat
Procountor Taloushallinto koostuu erilaisista paketeista, kuten useat nykyaikaiset taloushallinto-ohjelmistot.
”Pakettia valittaessa kannattaa olla tarkkana sekä tositteiden määrässä että siinä, mitä ominaisuuksia ja toimintoja yritys todellisuudessa tarvitsee.”
Paketit pienille yrityksille ovat nimeltään Alku, Kevyt ja Perus. Kaikkiin paketteihin kuuluu perustoiminnot: myyntilaskutus, ostolaskujen käsittely, palkanlaskenta ja kirjanpito. Pakettien hinnat alkavat ilmaisesta ja päättyvät 59€/kk. Tositteita kuuluu hintaan 5-40. Valinnassa kannattaa kiinnittää huomiota tositteiden määrään ja siihen, kuinka monta palkansaajaa yrityksellä on, koska lisätositteet maksavat 2,99-1,59€/tosite paketista riippuen.
Suuremmille yrityksille on tarjolla Plus, Max ja Premium -paketit. Kuukausihinnat ovat 249-699€/kk. Tositteita näissä paketeissa onkin käytössä jo 200-1000 ja palkanlaskennan henkilömäärät ovat 20-100. Ostolaskujen hyväksyntään voi myös lisätä enemmän käyttäjiä (asiantarkastus ja hyväksyntä). Muita etuja on muun muassa joukkolaskutus- ja töiden laskutus -toiminnot sekä käytössä olevien sisäisen laskennan dimensioiden suurempi määrä.
Pakettia valittaessa kannattaa olla tarkkana sekä tositteiden määrässä että siinä, mitä ominaisuuksia ja toimintoja yritys todellisuudessa tarvitsee. Esimerkiksi Alku-paketti on ilmainen, mutta maksaa viiden tositteen jälkeen 2,99 €/tosite. Ei kannata maksaa siitä, mitä ei tarvitse.
Iso etu Procountorissa on, että API-integraatiot ovat käytössä kaikissa sähköisen taloushallinnon paketeissa. API-rajapinnan kuukausihinta on 9,95€/kk.
Tarkemmat Procountorin hinnat löytyvät täältä.
"Procountor Junior on vastikään julkaistu tekoälyassistentti, joka on parantanut ja nopeuttanut tiliöintejä tuomalla tekoälyä järjestelmään.”
Procountorin kehityshankkeita
Procountor on kehittänyt tuotteitaan aktiivisesti. Alku-paketti luotiin, jotta sähköiseen taloushallintoon siirtyminen olisi helppoa ja edullista. Procountor Junior on vastikään julkaistu tekoälyassistentti, joka on parantanut ja nopeuttanut tiliöintejä tuomalla tekoälyä järjestelmään. Lisäksi Procountor Mini on asiakkaalle käytännöllinen kuittien toimittamiseen ja matkalaskujen tekoon. Näitä toimintoja pitää edelleen kehittää, jotta manuaalisista tehtävistä päästäisiin eroon mahdollisimman suurilta osin.
Kenelle Procountor sopii?
Procountor sopii monille ja monen kokoisille yrityksille. Integroitavuus ja integraatioiden saatavuus kaikissa paketeissa on selkeä etu. Erittäin suurissa volyymeissa kannattaa testata ja analysoida järjestelmän toimivuutta. Kannattaa myös miettiä, onko järjestelmän sisäinen toiminto hyvä, vai toimisiko ulkoinen integraatio paremmin omiin tarpeisiin.
Seuraavassa osassa tarkastelemme Fennoaa.